Составляем приказ о введении суммированного учета (образец). Приказ на введение табеля учета рабочего времени

24.02.2018, 20:46

Распорядительным документом в организации является приказ. Ответственный за ведение табеля назначается именно этим документом. Отличается ли форма приказа для общества с ограниченной ответственностью и акционерного общества? Кому можно поручить эту работу? Как составить приказ о назначении ответственных за ведение табелей? Ответы – в статье.

Для учета нужен табель

Для целей кадрового учета в организациях ведется табель учета рабочего времени. В этом документе учитывается время, фактически отработанное каждым сотрудником организации. На основании табеля рабочего времени персоналу начисляется заработная плата. На практике организации и индивидуальные предприниматели обычно используют форму №Т-12 (№Т-13), хотя учетный табель можно разработать самостоятельно (ст. 7, 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письма Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012, Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).

Табель учета рабочего времени заполняет сотрудник, уполномоченный на это приказом. Обычно это работник отдела кадров. Однако в крупных организациях табель по каждому структурному подразделению может вестись отдельно. В таком случае ответственного сотрудника за ведение табеля в каждом подразделении также назначает руководитель (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).

Для заполнения табеля разработаны специальные условные обозначения – коды, которые нужно применять, если организация использует унифицированные типовые формы табеля учета рабочего времени, а именно (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 №1):

табель учета рабочего времени по форме №Т-12;
табель учета рабочего времени по форме №Т-13 для автоматизированной обработки данных.

Составляем приказ

Руководителем организации, на которого законом возложена обязанность по ведению учета отработанного сотрудниками времени, назначается ответственный за ведение табеля рабочего времени. Приказ по организации закрепляет сделанный директором выбор.

Назначив сотрудника, который будет вести учет рабочего времени и заполнять табели, нужно не забыть включить данную функцию в заключенный с ним трудовой договор (ст. 57 ТК РФ).

Лицом, ответственным за ведение табеля, может быть сотрудник кадровой службы, бухгалтер или секретарь. Отметим, что в крупных организациях ведение табелей может быть делегировано представителям структурных подразделений компании: как руководителям, так и специально назначенным сотрудникам структурных подразделений.

Добавим, что вместо приказа о назначении ответственных за ведение табелей закрепить данную функцию за работником можно в другом локальном акте организации, например, в Положении о структурном подразделении. Главное, чтобы назначенные сотрудники расписались в том, что ознакомлены с распоряжением руководства.

Форма приказа на ведение табеля учета рабочего времени акционерного общества (2018) не отличается от аналогичного документа для общества с ограниченной ответственностью.

Составляя приказ на ведение табеля учета рабочего времени, нужно не забыть установить срок, в который ответственный сотрудник (ответственные сотрудники) должен представить табель в бухгалтерию для расчета заработной платы. Это поможет минимизировать возможность конфликтных ситуаций между ответственными за табели и бухгалтерами.

Специально для читателей наши специалисты подготовили приказ об ответственных за ведение табеля учета рабочего времени (образец 2018).

В случаях, когда график работы сотрудников не может вписаться в привычные 40 рабочих часов в неделю, то целесообразно установить суммированный учет рабочего времени на предприятии. У этой процедуры есть свои тонкости и нюансы. О том, как это сделать, в каких еще случаях это будет целесообразно и как оформить необходимую документацию, расскажем в статье.

Из этой статьи вы узнаете:

что такое суммированный учет рабочего времени;
в каких ситуациях вводится такая система учета рабочего времени;
как оплачивается такой труд;
какие документы необходимо оформлять, и какие тонкости и у этого процесса.

В соответствии со ст. 91ТК РФ, время рабочей недели сотрудника не может превышать 40 часов. В случае со скользящими графиками работы, соблюдение этого правила не всегда удается выполнить. В таком случае удобно ввести суммированный учет рабочего времени и, таким образом, наладить трудовой процесс.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

Иными словами, за каждый период трудового времени общее количество отработанных часов может меняться. Если в каком-то из периодов происходит превышение количества отработанных часов, то это позволяет сокращать рабочее время в других периодах.

Суммированный учет рабочего времени

В случае, когда специфика работы на предприятии не позволяет устанавливать для сотрудников строго определенный график работы, когда необходимо отработать 40, 36, 35 или 24 часа в неделю, можно использовать суммированный учет рабочего времени. В этом случае работодатель обязуется организовывать трудовые процессы таким образом, чтобы у сотрудника была установлена норма отработанного рабочего времени за определенный отрезок времени, например, за месяц. Причем, в каждом периоде длительность работы может быть разной, а главное условие – соблюдение баланса при построении графика.

Когда вводится суммированный учет рабочего времени?

Согласно ст. 300 ТК РФ, суммированный учет рабочего времени в обязательном порядке должен быть введен в случае вахтовой работы. То есть это такой тип работы, который подразумевает невозможность ежедневного возвращения сотрудника домой, притом, что осуществление рабочих обязанностей происходит вне дома. Также его будет уместно ввести при гибком графике, а также в условиях сменной работы.

При гибком графике начало и общая продолжительность рабочего дня согласовывается обеими сторонами (ст.102 ТК РФ). В таких условиях фирма обязуется гарантировать сотруднику отработку запланированных часов за определенный период (рабочий день, месяц, неделя и т.д.). Сменной работой называют такие условия труда, когда сотрудники работают в две, три или четыре смены (ст.103 ТК РФ). Этот режим чаще всего используется на предприятиях, когда смена превышает допустимую норму продолжительности рабочего дня, а также чтобы увеличить объемы выпускаемой продукции или оптимизировать работу сложного оборудования.

Оплата труда при суммированном учете

При расчете заработной платы сотрудникам, для которых установлен суммированный учет, есть свои тонкости. В первую очередь, это то, что в графике работы есть отклонения от нормы. Это могут быть рабочие часы в выходные или праздничные дни, сверхурочная работа, ночные смены и прочее. По этим причинам для работников устанавливают высокие тарифные ставки, что позволяет компенсировать более сложные условия труда. Причем высокий оклад сотрудника еще не говорит о том, что работодатель может не соблюдать требования по оплате труда таких сотрудников в соответствии с установленными нормами:

сверхурочная работа. Такой работой принято считать осуществление своих обязанностей сверх того времени, которое входит в норму выработки труда. По закону сверхурочные часы не могут превышать отметку в 4 часа за два дня и общей сложностью в 120 часов в год. Оплата сверхурочных ведет в соответствии с такими ставками: первые два часа – не менее, чем 1,5 ставка, а последующие – не менее, чем двойная ставка;
работа в ночное время. Согласно ст.96 ТК РФ ночным временем принято считать период с 22 и до 6 часов. Доплаты за работу в ночное время предусмотрены законодательством в определенных размерах для работников муниципальных служб, на коммерческих предприятиях она устанавливается по договоренности сторон и учитывается в трудовом договоре.

Порядок введения суммированного учета рабочего времени должен быть установлен в правилах внутреннего трудового распорядка на предприятии (согласно ст. 104 ТК РФ). А если в компании был установлен и согласован распорядок, который ранее не предполагал наличие правил суммированного учета рабочего времени, но со временем такая необходимость появилась, нужно издать приказ. Причем важно учитывать мнение сотрудников при внесении изменений, поскольку сам распорядок изначально также был согласован с работниками (ст. 190 ТК РФ).

Также, согласно ст. 22 Трудового Кодекса РФ, каждый сотрудник, которого будет касаться изменение распорядка рабочего времени на предприятии, должен быть ознакомлен с этими изменениями. Ознакомление необходимо выполнять не в устной форме, а обязательно под роспись.

Составление приказа о суммированном учете рабочего времени происходит тогда, когда на предприятии периодом учета времени, проведенного работниками на рабочем месте, является не один день, а более длительный период.

В каких случаях применяется суммированный учет

На большинстве предприятий и организаций учет рабочего времени ведется по стандартной схеме - ежедневно и составляет 8-ми часовой рабочий день или 40-ка часовую рабочую неделю соответственно.

Но в некоторых случаях продолжительность рабочего дня определяется индивидуально, в зависимости от самых разных факторов: загруженности предприятия, особенностей условий труда работника и т.п.
При таком гибком графике, когда устанавливать точную длительность смены нецелесообразно, руководство принимает решение о суммированном учете рабочего времени .

Иными словами сотрудник работает по собственному режиму: например, в понедельник отрабатывает 6 часов, во вторник - 9, в среду - 10 и так до конца недели. В результате его рабочее время к концу недельного периода должно равняться стандартным 40 часам, как и положено по закону.
В приведенном примере рассматривался суммированный учет рабочего времени, равный одной неделе.

Точно также в качестве периода учета может быть выбран месяц, квартал, полугодие или год (при этом год - максимальный период учета).

Кому можно назначать суммированную меру учета

Суммированный учет может быть назначен как какому-то конкретному работнику предприятия, так и группе сотрудников, структурному подразделению или компании в целом. Решение руководство принимает, опираясь на возможности и потребности организации.

Важное условие лишь одно – общее количество времени, проведенного сотрудниками на работе, не должно превышать или быть ниже обычной, установленной в законе продолжительности рабочего времени, т.е. переработка или недоработка недопустимы.

Следует отметить, что вводить суммирование без согласия работника нельзя. Для того, чтобы все было выполнено по закону, с сотрудником, в отношении которого будет проводиться такой учет, нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору (если, конечно, в нем не было такого пункта изначально).

Для введения суммированного учета в организации издается соответствующий приказ.

Кто формирует документ

Приказ о суммированном учете рабочего времени пишется от лица руководителя предприятия любым его подчиненным, уполномоченным на составление распорядительной документации. Обычно это начальник или специалист отдела кадров, секретарь, юрисконсульт и т.п.

Важно , чтобы после составления приказ передавался на визирование директору фирмы – без его личной подписи он не будет являться действительным и в случае чего его легко можно будет оспорить в суде или при помощи инспекции по труду.

Как обосновать

Абсолютно все приказы, выпускаемые в компании должны иметь под собой какую-то почву, т.е. основание и обоснование. В данном случае в качестве основания можно сослаться на 104 статью Трудового кодекса РФ, отметив ее отдельным пунктом, а в качестве обоснования указать причину, по которой руководство приняло решение ввести суммированный учет.

Важные моменты при составлении приказа

На текущий момент нет стандартного, единого для всех образца данного приказа, так что работодатели могут писать его так, как они его себе представляют. Также может быть использован шаблон, утвержденный внутри фирмы.

Документ должен содержать ряд определенных данных:

дата, номер, место создания;
полное наименование предприятия;
сама суть распоряжения, т.е. информация о периоде суммированного учета;
перечислить кого именно будет касаться эта мера;
указать основание для его написания и обоснование (причину составления);
назначить ответственных за исполнение приказа работников (указать их должности и ФИО).

В тех случаях, когда к документу прикладываются какие-то дополнительные бумаги, то их тоже нужно отметить. При необходимости в бланк можно включить и иные сведения.

Главные нюансы оформления

Оформление документа, равно как и его информативная часть, полностью отдается на усмотрение директора предприятия. Допустимо написание приказа как на простом чистом листе А4 или А5 формата, так и на фирменном бланке организации, в печатном виде или от руки (шариковой ручкой синего, фиолетового или черного цвета, но ни в коем случае не карандашом).

Следить нужно только за тем, чтобы приказ был завизирован подлинной подписью руководителя организации или лица, уполномоченного на удостоверение таких бумаг (при этом использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанный каким-либо способом, недопустимо).
Кроме этого, с приказом должны быть ознакомлены работники, ответственные за его исполнение и те, в отношении кого он написан – их подписи свидетельствуют о том, что они ознакомлены с распоряжением.

Строгой необходимости проштамповывать бланк приказа печатью на сегодняшний день нет: штемпельные изделия могут использоваться только тогда, когда данное правило прописано в локальных нормативно-правовых актах организации. В общем порядке, относимом, в том числе и к юридическим лицам, печати и штампы к применению уже необязательны.

Приказ обычно пишется в одном оригинальном экземпляре, но при определенной надобности могут быть сделаны и его дополнительные копии (например, для кадровика и бухгалтера).

После выпуска приказа

После того, как приказ будет издан и все упомянутые в нем работники с ним ознакомятся, на основании него начинается новый суммированный учет рабочего времени.

На весь период действия приказ должен быть подшит с остальной распорядительной документацией в отдельную папку, которую необходимо держать в месте с ограниченным доступом. После того, как актуальность документа пройдет, его следует отдать в архив организации, где он должен храниться период, установленный по закону (но не меньше трех лет) или срок, прописанный во внутренних актах компании.

Издаем приказ о назначении ответственного за ведение табеля: образец 2018

Для учета нужен табель

табель учета рабочего времени по форме №Т-12;
табель учета рабочего времени по форме №Т-13 для автоматизированной обработки данных.

Составляем приказ

Назначив сотрудника, который будет вести учет рабочего времени и заполнять табели, нужно не забыть включить данную функцию в заключенный с ним трудовой договор (ст. 57 ТК РФ).

Форма приказа на ведение табеля учета рабочего времени акционерного общества (2018) не отличается от аналогичного документа для общества с ограниченной ответственностью.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

blogkadrovika.ru

Приказ по ведению табеля учета рабочего времени

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

Номер документа Дата

О порядке ведения табеля учета рабочего времени
При ведении табеля учета рабочего времени в структурных подразделениях Общества

ПРИКАЗЫВАЮ:

Руководствоваться следующими правилами:

1. Табель ведется в течение месяца руководителем структурного подразделения.

2. В графах 4,5 и 6 табеля каждому дню месяца соответствуют 2 строки. В верхней строке ставится буквенное обозначение видов затрат рабочего времени по каждому дню месяца (явка, отпуск, командировка, больничный и т.п.) В нижней строке записывается количество часов по ним. Условные буквенные обозначения отработанного и неотработанного рабочего времени приведены на титульном листе формы № Т-12.

3. Включение в табель и исключение из него работников производится на основании документов по учету кадров (приказов о приеме на работу, приказов о расторжении срочных трудовых договоров).

4. В конце месяца производится подсчет общего количества отработанных дней и часов. При этом из расчета отработанных дней исключаются выходные, прогулы, дни больничных, командировок, все те дни, когда сотрудник отсутствовал на работе.

5. В конце месяца заполненный табель подписывает руководитель структурного подразделения, начальник отдела кадров. Затем документ поступает в бухгалтерию для расчета зарплаты.

6. Ответственность за ведение табеля рабочего времени возложит на руководителей структурных подразделений Общества.

7. Довести приказ до руководителей структурных подразделений под подпись.

Делопроизводство

Как составить приказ о введении суммированного учета рабочего времени?

Суммированный учет рабочего времени может быть установлен для всей организации в целом или для отдельных сотрудников. И в том, и в другом случае это должно быть оформлено соответствующим образом, т. е. посредством определенной документации.

Общая информация

Трудовой Кодекс предусматривает определенную длительность трудового времени для различных категорий работников. Ее рассчитывают на основании нормы трудового времени за день или неделю.

Если производственный процесс не укладывается в дневную или недельную длительность трудового времени, вводится суммированный учет. Методика нередко используется для учета непрерывности или сезонного характера работ (например, в медицинских организациях, на производстве и т. д.).

Перед введением суммированного учета в Правила внутреннего распорядка нужно внести корректировки:

Указать специфику работы и описать процедуру введения (часть 3 статьи 104 ТК РФ), при этом обязательно учитывается мнение членов профсоюзного органа (статьи 190, 372 ТК РФ).
В самом трудовом договоре также прописываются условия специального режима учета трудового времени (статья 57 ТК РФ).

Непосредственный перевод на суммированный учет оформляется приказом руководства.

В документе указывается:

список сотрудников, в отношении которых вводится учетная система;
как будет оплачиваться работа;
длительность учетного периода;
лицо, на которое возлагается обязанность по разработке графика работ.

Итак, составление приказа – один из этапов перевода на суммированный учет.

В целом алгоритм действий следующий (статья 74 ТК РФ):

издание приказа о внедрении суммированного учета;
утверждение перечня должностей, в отношении которых применяется система;
корректировка Правил внутреннего распорядка;
уведомление работников о внедрении учета, ознакомление с документацией под расписку;
подписание с сотрудниками дополнительных соглашений к трудовому контракту;
утверждение нового рабочего графика (вводится соответствующим приказом), ознакомление с ним под роспись;
организация учета рабочего времени.

В каких случаях требуется документ?

Суммированный учет обычно устанавливается для следующих категорий сотрудников:

работающих посменно;
трудящихся в разные периоды с различной нагрузкой (например, в одни дни задействовано больше персонала, в другие – меньше);
работающих по гибкому графику.

Также существует несколько категорий трудящихся, для которых по закону должен быть установлен суммированный учет.

Сюда входят:

летные экипажи гражданской авиации;
водители;
рабочие, занятые на добыче драгоценных металлов и камней;
работающие по гибкому графику.

Основания для составления

Закон не вводит никаких ограничений касаемо внедрения суммированного учета (статья 104 ТК РФ). На такую систему могут перейти любая фирма или ИП, при условии отклонения длительности трудового времени от установленной нормы сорокачасовой недели (часть 1 статьи 104 ТК РФ).

Суммированный учет может применяться для конкретных работ или должностей. Тем не менее, приказ в любом случае должен содержать объективные причины для этого.

Порядок соблюдения трудового режима содержится в главе 16 Трудового кодекса. Подробная информация о суммированном учете рабочего времени представлена в статье 104.

Одно из оснований введения суммированного учета – круглосуточное оказание услуг или ведение работ. Причиной также может служить эффективная эксплуатация оборудования.

Согласно Трудовому Кодексу, основанием введения суммированного учета является отсутствие возможности в организации установления нормальной продолжительности:

часов в рабочей неделе;
дней в месяце или квартале;
прочих по продолжительности периодов в году.

Кто принимает решение?

Решение о введении суммированного учета принимает непосредственно руководитель организации.

При этом сама процедура внедрения системы осуществляется совместно с кадровой службой, участие в процедуре иногда принимает профсоюзный орган.

Правила оформления приказа о суммированном учете рабочего времени

Документ должен быть оформлен соответствующим образом, т. е. содержать конкретную информацию касаемо условий труда для работников, в отношении которых ведется суммированный учет.

Основные разделы и форма

Конкретная форма приказа законом не установлена, однако большинство организаций использует схожие шаблоны составления документа.

Приказ обязательно должен отражать следующие сведения:

длина смены;
время начала и окончания рабочего дня;
периодичность чередования смен;
число смен в сутки и т. д.

Трудовой Кодекс не дает указаний касаемо составления документа на определенный срок, однако логическая составляющая обязывает руководство иметь четкий учет трудового времени, продолжительности смен, времени начала и завершения рабочего дня.

Про особенности рабочего времени подростков читайте тут.

Как установить ненормированный рабочий день? Узнайте здесь.

Образец приказа может выглядеть так:

Пример приказа о введении суммированного учета рабочего времени

Внедрение суммированного учета может отразиться на заработной плате.

Систему вводят по причинам, касающимся изменений организационных либо технологических условий труда (статья 74 ТК РФ). Именно поэтому документ издается как минимум за два месяца до предстоящих изменений, те же сроки установлены и для ознакомления работников.

Все сотрудники, которых касается приказ, оформляют согласие с положениями документа под роспись.

Центр юридической помощи Оказываем бесплатную юридическую помощь населению

Переход на суммированный учет рабочего времени - оформление приказа

Законодательными актами предусмотрен целый ряд способов контроля рабочего времени. Руководство каждого предприятия или организации может по своему усмотрению определить тип учета трудового времени. Выбор способа учета важен, поскольку он непосредственно влияет на эффективность расходования денег, позволяет регулировать сами рабочие процессы в целях оптимального использования трудовых ресурсов.

Одной из форм организации трудовой деятельности является суммированный учет. Как правило, он вводится решением работодателя, но в некоторых случаях требуется согласие рабочего коллектива.

Как написать приказ о суммированном учете рабочего времени?

Переход на суммированный учет рабочего времени возможен в любое время. Издание указанного распорядительного акта происходит:

При создании новой организации. Работодатель имеет законное право выбрать именно такую систему учета переработки и оплаты за нее. При имеющемся профсоюзном органе следует согласовать переход на суммированную форму с ним, подробно изложив все особенности системы, которые будут введены. А представители коллектива могут предлагать собственные варианты. Их следует обсуждать с работодателем;
При реорганизации компании или бюджетного учреждения введение данной системы тоже не редкость. Как правило, введение нового порядка выплат и определения переработки происходит для оптимизации труда. Ведь это дает возможность снижать расходы и привязывать выплаты за труд к его конкретным результатам или объему проделанной работы. По мнению многих работодателей, такая система существенно повышает эффективность труда и делает оплату более обоснованной;
В ходе текущей деятельности может быть принято решение о введении указанной системы, что позволит в спокойных условиях проверить ее эффективность.

При этом, в каждом из перечисленных случаев введение формы осуществляется только при помощи создания отдельного организационно-распорядительного акта, то есть приказа. Это необходимо сделать за 60 суток до вступления изменений в силу.

Положение о суммированном учете рабочего времени

В указанном распорядительном акте следует отражать ряд существенных обстоятельств. Их надо описать более подробно:

Перечень работников, переходящих на новую форму расчета труда и выплат за него. При этом нужно указывать конкретную фамилию сотрудника и его должность полностью, без сокращений и аббревиатур;
Надо подробно описать систему выплат за исполнение своих обязанностей. То есть, нужно включить сведения о необходимом объеме работы, принципах и методах ее оплаты;
Продолжительность временного отрезка, который будет отчетным. По результатам именно такого отрезка времени и будет осуществляться выплата за исполнение служебных обязанностей;
Следует еще и определить сотрудника, на которого возлагаются задачи по созданию конкретного графика труда.

Все указанные положения нужно расписывать очень подробно, предусматривая все вероятные ситуации. Иначе велика вероятность возникновения споров и конфликтов., которые будут дезорганизовывать деятельность компании и приводить к убыткам.

Суммированный учет рабочего времени в выходной день

Суммированный учет включает понятие переработки и устанавливает особенности оплаты за превышение нормы. Оплата переработки возможна, когда среднее время, проведенное на рабочем месте, больше восьми часов.

Особенности данной системы касаются и оплаты переработки работнику:

Спецификой данной формы отношений сотрудника и работодателя является установление конкретного временного отрезка, который принимается за отчетный;
Указанное выше условие труда объясняет периодические выходы сотрудника на службу в течение выходных и прочих нерабочих дней. Это не является результатом исполнения сотрудником приказа работодателя. Такие выходы связаны с необходимостью выполнения текущей работы;
Если сотрудник трудится по пятидневному графику, то и суммированный учет включает обязательный отдых в выходные дни. Соответственно, выплата за работу в данное время должна производится в двойном объеме. Ведь в таком случае предполагаемой обязанности работать на выходных в штатном режиме у сотрудника нет.

Это значит, что при суммированном учете времени в нерабочие периоды оплата зависит от специфики конкретного приказа, а также от самой работы.

Образец приказа о переходе на суммированный учет рабочего времени

Помимо описанных выше обстоятельств, нужно отразить последовательность действий работодателя:

Начинается процесс с оформления распорядительного акта;
Отдельным актом нужно определить список должностей, которые будут работать по форме суммированного учета;
Следует подкорректировать правила внутреннего распорядка. Они должны быть изменены в соответствии с новой суммированной формой оплаты рабочего времени;
Затем нужно сообщить о нововведении и ознакомить персонал под роспись с распоряжениями.

При этом необходимо соблюдать требования закона об обязательном информировании персонала о введении новой системы.

Приказ об оплате переработки при суммированном учете рабочего времени

Факт переработки устанавливается кадровой службой по завершению отчетного отрезка времени. Данный факт надо зафиксировать в соответствующем распорядительном акте – приказе. Он не только отражает саму переработку, но и содержит указание на конкретные суммы, подлежащие к оплате. Их рассчитывает бухгалтерия на основании сведений о работе сверх нормы. Выплаты привязываются с среднему доходу сотрудника.

Интернет-магазин "Хистори-Маркет" Учебное пособие «Водитель электропогрузчика» Автор: Алексеев А.В. Подписано в печать 01.06.2014 Формат 60х90/16. Усл. печ. л. 13.5. Тираж 500 экз. 145 стр. Издательство: ООО «Хистори оф Пипл» 150014, […]
Специальность «Право и организация социального обеспечения» к колледже Доля выпускников, желающих сменить учебное заведение после 9 класса, в 2015 году составляла 25%, к 2016 она выросла до 33%. Еще 15% будущих специалистов всерьез […]
Конституционный суд РФ: функции, структура, основные принципы деятельности Конституционный Суд РФ – судебный орган конституционного контроля, самостоятельно и независимо осуществляющий судебную власть посредством конституционного […]
Закон Пермской области от 28 февраля 1996 г. N 416-67 "Об административно-территориальном устройстве Пермского края" (с изменениями и дополнениями) Закон Пермской области от 28 февраля 1996 г. N 416-67 "Об административно-территориальном […]
Налоги и налогообложение. Шпаргалка. В шпаргалке в краткой и удобной форме приведены ответы на все основные вопросы, предусмотренные государственным образовательным стандартом и учебной программой по дисциплине «Налоги и […]
Законы ману даты Законы Ману - древнеиндийский сборник предписаний религиозного, морально-нравственного и общественного долга (дхармы), называемый также "закон ариев" или "кодекс чести ариев". Манавадхармашастра - одна из двадцати […]

Современный темп развития бизнеса вынуждает постоянно следить за ростом производительности как владельцев стартапов, так и генеральных директоров всемирно известных корпораций. Разрабатываются новые подходы к ведению дел, растут требования работодателей на рынке труда, приглашаются специалисты, оценивающие эффективность работы сотрудников – и все эти меры принимаются для того, чтобы компания выросла в глазах потребителей и клиентов, получила прибыль и ресурсы для дальнейшего развития.

При разумном подходе, креативные методы действительно работают, но не стоит забывать и о классических аспектах: например, выявлении безответственных, и, напротив, старательных сотрудников.

В этой миссии работодателю помогает не что иное, как журнал учета рабочего времени. Этот документ предназначен для обозначения времени, которое сотрудник отработал по факту, а также фиксирует приход и уход работника с рабочего места, отмечает сведения об опозданиях, прогулах и задержках. Несмотря на столь обширный функционал, журнал учета прихода и ухода сотрудников оказывается полезен и во многих других случаях, главное – знать, каким образом его нужно вести и следить за своевременным заполнением. Рассмотрим все детали данного вопроса в нижеследующей статье.

Зачем необходим учет времени?

Согласно 91 статье Трудового Кодекса РФ, в обязанности работодателя входит ведение учета времени, которое отработал каждый сотрудник. На основе данных, зафиксированных в журнале, может быть заполнен Табель учета рабочего времени. Кроме того, журнал учета рабочего времени максимизирует общую эффективность работы. Это объясняется тем, что данный документ сразу выдает недобросовестных сотрудников, прогуливающих и/или регулярно опаздывающих на работу без уважительной причины.

Записи отмечают и ответственных сотрудников, что способствует справедливому поощрению и, как следствие, повышает производительность. Как итог – становится очевидно, кого стоит премировать и повышать в должности, а кто снижает темп работы и должен обратить внимание на собственную дисциплину, чтобы сохранить рабочее место.

Сооружаете клетки для разведения перепелов? Как их грамотно сконструировать?

В каких случаях заключается договор ООО с ИП? Какие его разновидности существуют?

В журнал учета рабочего времени, в его бланк вносится и время ухода, и возвращения сотрудников с обеденного перерыва, осуществляется контроль над наличием работников на своих постах в рабочее время, учитывается время, отработанное служащим по факту, что особенно полезно для персонала с почасовой оплатой, а также продолжительность отпусков, декретов, болезней, простоев и т.п.

И, разумеется, в документе отмечаются прогулы. Возвращаясь к Трудовому Кодексу РФ, увольнение работника может произойти после прогула целого рабочего дня без уважительных причин, либо вследствие отсутствия сотрудника, длящегося больше 4 часов.

О суммированном рабочем времени повествуется в монологе эксперта.

Кто ведет и как заполнить?

Подобный вопрос организация решает самостоятельно, основываясь при его решении на своей специальности и направленности собственных действий. Работодатель может взять эту работу на себя, а может указать это как обязанность сотрудника, которая будет указана в договоре при приеме на работу, должностной инструкции или специальным приказом. Если подчиненный уклонится от того, чтобы осуществлять ведение журнала учета рабочего времени, он понесет административную ответственность, которая назначается соответствующими органами.

Журнал заполняется предельно кратко: среди обязательных граф – порядковый номер записи, ФИО сотрудника, дата создания записи, время появления сотрудника на рабочем месте и его ухода. Кроме того, в отдельной графе можно записать конкретное место, куда ушел сотрудник, а также общее количество времени, проведенного им на рабочем месте за конкретный отрезок времени. Последней, обязательной, графой является подпись того, кто ведет журнал.

Ведение журнала может осуществляться тремя способами. Во-первых, это традиционный ежедневный учет, который применяется, если рабочий день нормирован и регламентирован одним и тем же количеством часов ежедневно. Если предпочтение отдается этому пути, то заполнять журнал нужно каждый день, ориентируясь на всех сотрудников, занесенных в документ.

Во-вторых, существует учет еженедельный, актуальный в том случае, если служащий не работает каждый день одно и то же количество часов, но за неделю отрабатывает фиксированную в договоре норму. Из названия становится ясно, что новая запись в журнале появляется в конце каждой рабочей недели.

Наконец, в-третьих, если у сотрудника организации гибкий график, журнал ведется в виде суммированного учета. Для компаний, круглосуточно работающих на производство чего-либо и/или специализирующихся на выполнении специфических видов работ, такой способ учета является самым оптимальным решением.

Период времени, в течение которого появляется новая запись, составляет от месяца до года: такая продолжительность обусловлена тем, что наличие сверхурочного рабочего времени, часто возникающего при сменном графике, лимитировано законом до 120 часов в год. Таким образом, ведение суммированного учета помогает многим работодателям избежать нарушения Трудового Кодекса РФ.

Подведем итоги

Журнал учета рабочего времени необходим в условиях динамично развивающегося бизнеса, который требует максимальной оптимизации управления и строгого отбора персонала, работающего на благо общего дела. Он не только демонстрирует уровень дисциплины сотрудников, но и позволяет заполнять на его основе обязательный документ, учрежденный законом, а также избежать превышения нормы рабочего времени, зафиксированного в ТК РФ.

Польза этого документа не вызывает сомнений – ведь даже на ежедневное заполнение у уполномоченного сотрудника не уйдет много времени, а вот время задействования служащего, безответственно относящегося к делу, сократится заметно.

Образцы приказа о назначении ответственного за ведение табеля учета использования рабочего времени

г. Витебск

О порядке ведения табеля

учета рабочего времени

В целях обеспечения учета рабочего времени,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Назначить ответственными за ведение табеля учета рабочего времени непосредственных руководителей структурных подразделений ООО «НАЗВАНИЕ».

2.Руководителям структурных подразделений обеспечить предоставление заполненного табеля учета рабочего времени с необходимыми подтверждающими документами (в случае неявок сотрудников на рабочем месте) в конце каждого месяца в отдел кадров.

3.Отделу кадров осуществлять проверку всех табелей учета рабочего времени и обеспечивать их своевременную сдачу в бухгалтерию для расчета заработной платы не позднее 2 числа каждого месяца.

4.Утвердить форму табеля учета рабочего времени.

5.Утвердить условные обозначения видов затрат рабочего времени для использования в табелях учёта рабочего времени.

6.С настоящим приказом ознакомить всех заинтересованных лиц.

7.Контроль исполнения приказа возлагаю на начальника отдела кадров ФИО.

Приложение: 1. Форма табеля учета рабочего времени.

2. Условные обозначения видов затрат рабочего времени для использования в табелях учёта рабочего времени.

Табель учета рабочего времени работодатель обязан вести учет рабочего времени

"Отдел кадров бюджетного учреждения" N 2

ТАБЕЛЬ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Статья 91 ТК РФ указывает, что работодатель обязан вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым работником. Это необходимо с целью соблюдения предельной продолжительности рабочего времени в неделю, установленной законодательством, а также с целью правильного начисления заработной платы и документального обоснования произведенных расходов. Рассмотрим подробнее нормы, определяющие порядок заполнения табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда, и приведем образец этого документа.

Кто ответственен за ведение табеля?

Для ведения табеля учета времени на предприятии может быть создана должность табельщика. Если организация небольшая по численности, заполнение табеля может быть возложено на работника отдела кадров или секретаря. В крупных организациях обязанности могут возлагаться на одного из работников в каждом подразделении (начальника или заместителя начальника). Если при приеме специалиста на работу в трудовом договоре или должностной инструкции не была указана обязанность по ведению табеля, необходимо составить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором кроме прочего указать размер доплаты (ст. 151 ТК РФ). Приведем выдержку из такого соглашения:

2. Дополнить разд. 2 трудового договора п. 4 следующего содержания:

"На работника возлагается выполнение обязанностей по ведению табеля учета рабочего времени по педагогическому составу".

3. В соответствии со ст. 151 Трудового кодекса РФ дополнить разд. 3 п. 2 следующего содержания:

"За выполнение обязанностей по ведению табеля учета рабочего времени по педагогическому составу работнику устанавливается доплата в размере 1500 (одна тысяча пятьсот) руб. в месяц".

Непосредственно возложение соответствующих обязанностей производится путем оформления соответствующего приказа.

МОУ "Средняя общеобразовательная школа N 264"

Приказ N 3

г. Москва 11.01.

О назначении ответственных

за ведение табеля учета

рабочего времени

В связи с необходимостью учета времени, отработанного каждым работником организации, а также с целью контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени и получения данных об отработанном времени для расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду

приказываю:

1. Назначить ответственным за ведение табеля учета рабочего времени:

По педагогическому составу - Клюеву Галину Викторовну, заместителя директора по организации воспитательной работы;

По обслуживающему персоналу - Парамонову Ирину Сергеевну, секретаря-референта.

2. Назначить ответственным за своевременное получение данных Парамонову Ирину Сергеевну.

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор Солнцева /Р. И. Солнцева/

С приказом ознакомлены:

Клюева, 11.01. /Г. В. Клюева/

Парамонова, 11.01. /И. С. Парамонова/

По завершении календарного месяца все табели (в случае, когда их несколько) передаются начальнику отдела кадров (или иному лицу, ответственному за ведение кадрового делопроизводства), который сверяет данные табеля с данными, имеющимися в отделе кадров (дни, когда каждый из работников находился в ежегодном оплачиваемом отпуске или неоплачиваемом отпуске, отсутствовал в связи с временной нетрудоспособностью и т. д.), подписывает табели и передает их в бухгалтерию. В зависимости от численности персонала учреждения табель может передаваться непосредственно бухгалтеру.

В течение года возможен прием на работу новых работников, которые подлежат обязательному включению в табель, а также увольнение работников, которые исключаются из табеля в месяце, следующем за месяцем увольнения. Основанием для этого являются приказы по личному составу.

Нередки случаи совместительства. В данном случае в зависимости от количества работающих по совместительству возможно их включение в основной табель или же ведение отдельного табеля.

Напомним, что ст. 5.27 КоАП РФ установлена ответственность за нарушение законодательства о труде и об охране труда в виде наложения административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб. на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Порядок заполнения табеля

Форма табеля учета рабочего времени и расчета заработной платы для бюджетных учреждений (N 0504421) установлена Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н "Об утверждении Инструкции по бюджетному учету" (ред. от 03.07.2009, далее - Инструкция). Приказом Минфина России от 30.12.2009 N 152н в данную Инструкцию внесены изменения. О необходимости ведения в бюджетных учреждениях табеля по названной форме сказано и в Письме Минфина России от 10.09.2007 N 02-14-10а/2261.

При использовании табеля формы N 0504421 допускается включение дополнительных граф, однако нельзя удалять существующие графы. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации (например, правилами учетной политики). Об этом говорится в Порядке применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20.

Табель открывается ежемесячно за два-три дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц и заполняется на основании документов по учету личного состава: приказов о приеме на работу, переводе, увольнении.

Утверждаю

Руководитель Солнцева Солнцева

Идеальный документ: табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени - документ, который требует постоянного внимания: ежедневно заполняется, дважды в месяц сдается в бухгалтерию. К нему обращаются в случае спора, чтобы доказать, что работник был на работе или, наоборот, отсутствовал по каким-либо причинам. Данные табеля могут стать предметом пристального внимания со стороны проверяющих органов. А за неправильное ведение или отсутствие этого документа работодатель может быть привлечен к ответственности. А значит, просто необходимо, чтобы с этим документом все было в идеальном порядке.

Полезно До 15 ноября года при подписке на журналы для кадровиков вы можете получить сертификат на покупки в интернет-магазине OZON.ru. Узнать подробнее

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Такой учет ведется в табеле учета рабочего времени - первичном учетном документе, который является основой бухгалтерского и налогового учета (п. 1 и 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ О бухгалтерском учете, п. 1 ст. 252 и 313 Налогового кодекса РФ).

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (далее - Постановление № 1) утв. унифицированные формы табеля учета рабочего времени - форма № Т-12 Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда и форма № Т-13 Табель учета рабочего времени. Их следует вести всем организациям, осуществляющим деятельность на территории РФ, кроме бюджетных учреждений (п. 2 Постановления № 1).

Можно ли изменять унифицированную форму табеля учета рабочего времени?

Обратите внимание! С 1 января г. вступает в силу Федеральный закон от 06.12. № 402-ФЗ О бухгалтерском учете

Указанные унифицированные формы можно дополнять нужными для вас реквизитами, расширять и сужать графы и строки с учетом разряда показателей, включать дополнительные строки (в том числе и свободные), дополнительные условные обозначения и вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации (постановление Госкомстата России от 24.03.1999 № 20 Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации). Такие используемые в организации измененные формы табеля необходимо ввести в действие, издав соответствующий приказ (распоряжение) по основной деятельности.

Обратите внимание! Удалять реквизиты из унифицированной формы нельзя

Для обозначения причин явок и неявок на работу используются условные обозначения, закрепленные Постановлением № 1. Но на практике может возникнуть необходимость зафиксировать в табеле такие ситуации, которые указанным Постановлением не предусмотрены. В этих случаях работодатель имеет право ввести новое условное обозначение, издав соответствующий приказ (приложение 1) .

Порядок заполнения табеля изложен в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением № 1 (далее - Указания).

КОГДА, КОМУ И ЗАЧЕМ НУЖЕН ТАБЕЛЬ?

Табель учета рабочего времени необходим для достижения следующих целей.

Цель 1. Учет времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником.

Цель 2. Контроль соблюдения работниками установленного режима рабочего времени.

Цель 3. Получение данных об отработанном времени, о расчете оплаты труда и других выплат, причитающихся работнику (в т.ч. пособий, выплачиваемых из бюджета Фонда социального страхования РФ).

Цель 4. Составление статистической отчетности по труду (в частности, для ежемесячной формы № П-4 Сведения о численности, заработной плате и движении работников, утв. приказом Росстата от 20.07. № 256 Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью и оплатой труда работников).

Могут ли данные табеля учета рабочего времени изучаться при проведении контрольных мероприятий проверяющими органами?

Табель учета рабочего времени обязательно изучается и оценивается (в числе других необходимых документов):

при проверках соблюдения трудового законодательства инспекторами ГИТ (ст. 357, 360, 362 ТК РФ, ст. 9-12 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля);

при проверках органами Пенсионного фонда РФ и Фонда социального страхования РФ в части правильности начисления страховых взносов в государственные внебюджетные фонды, а также сумм пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством;

при проверках органами Федеральной миграционной службы работодателей, привлекающих на работу работников - иностранных граждан (постановление Правительства РФ от 15.01.2007 № 9 О порядке осуществления миграционного учета иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации);

при проведении основных и дополнительных мероприятий налогового контроля.

Нашего партнера по договору поставки проверяла налоговая инспекция. Видимо, выявили в его деятельности какие-то нарушения и сейчас проводят встречные проверки всех контрагентов, в том числе и нашей организации. В списке документов, которые мы обязаны представить в налоговую инспекцию, значится табель учета рабочего времени. Неужели мы обязаны представить этот документ в налоговую?

На практике налоговая инспекция нередко требует в ходе проверки представить табель учета рабочего времени. Причем это может касаться не только самой организации, но и ее деловых партнеров в рамках встречной проверки.

Однако обратите внимание, что суды с такой позицией налоговых органов не согласны и не считают, что табели учета рабочего времени делового партнера нужны для проверки его деятельности в ходе встречной проверки. В судебных решениях указывается, что табель учета рабочего времени является внутренним документом компании и не может касаться деятельности каких-либо ее контрагентов, в связи с чем не подлежит истребованию на основании статьи 93.1 НК РФ (постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.07. по делу № А56-59024/2009.

для подтверждения налогового статуса работника (в качестве резидента или нерезидента) для целей исчисления налога на доходы физических лиц (письмо Минфина России от 30.10.2008 № 03-04-06-01/320, постановление ФАС Центрального округа от 11.03. по делу № А54-3126/2009С4);

для составления справки, подтверждающей характер и периоды работы во вредных или тяжелых условиях труда, для подтверждения права на досрочное назначение пенсии (ст. 27 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ О трудовых пенсиях в Российской Федерации).

СРОК ХРАНЕНИЯ ТАБЕЛЯ

Сроки хранения табеля определены бухгалтерским и налоговым законодательством, а также правилами организации архивного дела. Однако в различных нормативных правовых актах имеются расхождения насчет срока хранения этого документа. Давайте разберемся.

Поскольку табель необходим в числе других документов для исчисления и уплаты налога на прибыль (он обосновывает расходы на оплату труда и выплату различных компенсаций и пособий), он должен храниться в течение как минимум четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Табель также является первичным учетным документом на оплату труда, поэтому срок его хранения устанавливается правилами организации государственного архивного дела и составляет не менее пяти лет (ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ О бухгалтерском учете).

Согласно ст. 586 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08. № 558 Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, табель должен храниться в течение пяти лет. а если условия труда работников являются тяжелыми, вредными или опасными - в течение 75 лет.

Таким образом, общий срок хранения табеля - не менее пяти лет.

ДВИЖЕНИЕ ТАБЕЛЯ ВНУТРИ ОРГАНИЗАЦИИ

Согласно Постановлению № 1 табель составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в бухгалтерию.

В настоящее время мы разрабатываем комплект документов по делопроизводству. Особые трудности возникли с регламентацией правил составления, движения и хранения табеля учета рабочего времени. Подскажите, какие этапы движения этого документа нужно предусмотреть и как их правильно зафиксировать?

Путь прохождения табеля учета рабочего времени может состоять из следующих этапов:

оформление табеля;

контроль его составления;

подписание;

передача в бухгалтерию;

последующее хранение.

Все эти этапы с указанием исполнителей, подразделений, бумажной и электронной версии документа, количества экземпляров бумажной версии - оригинала и копий, срока хранения и т. д. должны быть отражены в графике документооборота, являющемся элементом бухгалтерской учетной политики компании. Основание для такого вывода содержится в п. 4 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ О бухгалтерском учете, п. 4 Положения по бухгалтерскому учету Учетная политика организации ПБУ 1/2008, утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н Об утверждении положений по бухгалтерскому учету, п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н.

При составлении графика документооборота обязательно учтите специфику составления табеля, а именно:

длительность составления;

проставление отметок в течение месяца в соответствии с подтверждающими документами;

опоздания в представлении документов, подтверждающих отсутствие работников на рабочих местах по разным причинам (больничные листы, командировочные удостоверения и т. п.).

На практике из-за того, что табель должен быть сдан в бухгалтерию в определенный срок, а информация о причинах отсутствия сотрудников и документальное подтверждение этих причин часто поступает к табельщику позже этого срока, может возникнуть необходимость внесения многочисленных исправлений в табель как до, так и после его сдачи в бухгалтерию. Как следствие, такая ситуация приводит к внутрикорпоративным конфликтам во взаимодействии между бухгалтерией и отделом кадров или табельщиками в подразделениях.

1. Предусмотреть в графике документооборота (приложение 2) представление в бухгалтерию оригинала табеля и оставление его копий (с распиской в получении оригинала) у табельщиков соответствующих подразделений. В противном случае при утере табеля или каких-то недоразумениях потребуется большая работа по восстановлению данных этого документа.

2. Предусмотреть в локальных нормативных актах (приложение 3) обязанность работников по своевременному информированию и представлению документов, подтверждающих их отсутствие на рабочих местах. Это поможет избежать споров о причинах отсутствия работника на рабочем месте и ошибок в применении мер дисциплинарного взыскания.

КТО СОСТАВЛЯЕТ ТАБЕЛЬ?

Табели учета рабочего времени составляются уполномоченным на это лицом (Указания). Такими лицами могут выступать, в зависимости от принятой системы учета рабочего времени, различные сотрудники (табл. 1) . Рассмотрим эти категории более подробно.

Таблица 1

Работники, ведущие табель учета рабочего времени

Табельщик. Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других категорий служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 Об утверждении Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, этот работник относится к категории технических исполнителей. Составление табеля - прямая обязанность данного работника, она должна быть предусмотрена трудовым договором с табельщиком и (или) его должностной инструкцией (приложение 4) .

Другой работник кадровой службы. Обязанность по составлению табеля для такого работника является одной из основных, поэтому ее (в числе других обязанностей этого работника) необходимо предусмотреть в трудовом договоре с ним и (или) в его должностной инструкции.

Иное уполномоченное лицо в структурных подразделениях. Как правило, в этом случае обязанность по ведению табеля не является основной для работника, на которого она возложена. И если при приеме работника на работу в трудовом договоре или должностной инструкции не была изначально указана дополнительная обязанность по ведению табеля, необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору (приложение 5) . в котором установить обязанность по ведению табеля учета рабочего времени и указать размер доплаты за это (ст. 151 ТК РФ), а также оформить соответствующий кадровый приказ (приложение 6) .

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НЕПРАВИЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ИЛИ НЕПРЕДСТАВЛЕНИЕ ТАБЕЛЯ

Если в организации вообще не ведется табель учета рабочего времени, работодатель может быть привлечен к ответственности за нарушение законодательства. Ответственность предусмотрена КоАП РФ и иными федеральными законами (табл. 2) .

В следующих номерах журнала мы поговорим о том, какие ошибки допускают сотрудники, ответственные за ведение табеля, и как эти ошибки исправить.

ПРИКАЗ

Рабочие смены, командировка и отпуск (очередной, учебный) - за счет средств работодателя;

Больничный лист - за счет средств фонда социального страхования ;

Отпуск без сохранения заработной платы и прогул – оплате не подлежат.

В случае болезни или отпуска работника, норма часов рассчитывается путем сложения всех рабочих дней, попавших в промежуток времени с начала отчетного месяца по день ухода работника в отпуск (на больничный) или со дня выхода работника из отпуска (с больничного) по последний день календарного месяца.

Фактически отработанное время

Под фактически отработанным временем понимаются все периоды, нахождения сотрудника (работника) на рабочем месте в соответствии с утвержденными графиками дежурств, расписаниями занятий и прочих мероприятий, организация которых осуществляется на основании приказов или иных письменных распоряжений учреждения.

В сумме все периоды за отчетный месяц составляют фактически отработанное рабочее время.

Необходимо отметить, что в случае привлечения работника (сотрудника) в свободное от службы время на усиление службы, тушение пожаров, ликвидацию ЧС или последствий аварии, в обязательном порядке должна быть произведена запись в книге службы о включении данной категории л/с в боевой расчет, с указанием периода времени в котором работник (сотрудник) был задействован.

Во всех случаях, отметки о пребывании работника (сотрудника) на рабочем месте фиксируются в табеле учета рабочего времени и учебных журналах.

Праздничные дни и их учет при подсчёте сверхурочных часов

Согласно статье 112 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) (в редакции Федерального закона от 23 апреля 2012 года N 35-ФЗ) нерабочими праздничными днями в Российской Федерации являются:

Суммированный учет рабочего времени

Когда по условиям производства (работы) в организации в целом или при выполнении отдельных видов работ не может быть соблюдена установленная для данной категории работников (включая работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда) ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, в соответствии со ст. 104 ТК РФ допускается введение суммированного учета рабочего времени с тем, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие периоды) не превышала нормального числа рабочих часов.

Для учета рабочего времени работников (сотрудников), занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, куда входит работа или служба на оперативных должностях ГПС, в соответствии со статей 104 ТК РФ и коллективным договором для личного состава дежурных смен (караулов) установлен учетный период – квартал .

Именно за этот период времени работник должен отработать нормальное число рабочих часов. Но, если фактически работник (сотрудник) отработает больше времени, то это время будет являться сверхурочной работой.

Нормальное число рабочих часов за учетный период определяется исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени. Для работников, работающих неполный рабочий день (смену) и (или) неполную рабочую неделю, нормальное число рабочих часов за учетный период соответственно уменьшается.

Порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка.

Подсчет рабочего времени производится по окончании учетного периода, т. е. по состоянию на первое число следующего месяца за учетным периодом.

Сверхурочная работа

Согласно ст. 99 ТК сверхурочная работа – это работа, выполняемая работником по инициативе работодателя, за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени: ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени - сверх нормального числа рабочих часов за учетный период.

В соответствии со ст. 152 ТК РФ сверхурочная работа оплачивается за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы - не менее чем в двойном размере. Конкретные размеры оплаты за сверхурочную работу могут определяться коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. По желанию работника (сотрудника) сверхурочная работа, вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного оплачиваемого времени отдыха, но не менее и не более времени, отработанного в указанный период.

В случае работы сотрудника (работника) в нерабочие праздничные дни, оплата рабочего времени производится в двойном размере, поэтому при подсчете сверхурочных часов, часы за работу в праздничные дни вычитаются от общей суммы сверхурочных часов.

Кроме того, в соответствии со ст. 99 ТК - привлечение работодателем работника к сверхурочной работе, без его согласия допускается в следующих случаях:

1) при производстве работ, необходимых для предотвращения катастрофы, производственной аварии либо устранения последствий катастрофы, производственной аварии или стихийного бедствия;

2) при производстве общественно необходимых работ по устранению непредвиденных обстоятельств, нарушающих нормальное функционирование централизованных систем горячего водоснабжения , холодного водоснабжения и (или) водоотведения, систем газоснабжения , теплоснабжения , освещения, транспорта, связи;

3) для выполнения работ или при производстве работ, необходимость которых обусловлена введением чрезвычайного или военного положения, а также неотложных работ в условиях чрезвычайных обстоятельств, то есть в случае бедствия или угрозы бедствия (пожары, наводнения, голод, землетрясения, эпидемии или эпизоотии) и в иных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части.

При этом продолжительность сверхурочной работы не должна превышать для каждого работника 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.

Необходимо отметить, что ФГКУ «__ отряд ФПС по _______________ краю» создан в целях обеспечения пожарной безопасности , предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций на территории ________________ края и его основной задачей является тушение пожаров и проведение аварийно-спасательных работ на территории ________________ гарнизона пожарной охраны в границах ________________ городского округа (устав о ФГКУ «__ отряд ФПС по ________________ краю», Федеральный закон «О пожарной безопасности в РФ» от 21.12.94 г., Постановление правительства РФ «О ФПС ГПС» № 000 от 20.06.05 г.), поэтому для привлечения личного состава подразделений ГПС на участие в тушении пожаров и ликвидации чрезвычайных ситуаций или последствий аварий и стихийных бедствий, усиление службы караулов для обеспечения пожарной безопасности на обслуживаемой территории с последующим переводом дежурства личного состава на трех и двух сменный график несения службы, а так же проведение тренировок по сигналам ГО или мобилизационной готовности, Правительством Российской Федерации установлен иной порядок, т. е. без письменного уведомления и без согласия работника.

Вместе с тем, время привлечения работника к работам выходящим за время дежурных суток, так же подлежит обязательному учету и оплате как сверхурочная работа, но не более 30 час. за учетный период (квартал).

Подсчет сверхурочных часов производится по окончании учетного периода. При этом оплата за сверхурочные часы, производится работнику в следующем месяце за учетным периодом. Оплата часов за 4 квартал, производится в декабре отчетного года, одновременно с выплатой заработной платой (денежного содержания) за декабрь.

При оплате сверхурочных часов по итогам работы за год (т. е. 4 квартал), оплата сверхурочных часов производится с учетом разницы до 120 час., поэтому она может составлять и более 30 час. за учетный период.

Работа в выходные и праздничные дни

В соответствии со статьей 111 ТК РФ всем работникам предоставляются выходные дни. При пятидневной рабочей неделе работникам предоставляются два выходных дня в неделю, а при суммированном учёте рабочего времени, согласно графика выходов. Работа в выходные и праздничные дни запрещена, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ. Согласно ст. 153 ТК РФ работа в выходные и праздничные дни оплачивается не менее чем в двойном размере. Конкретные размеры оплаты за работу в выходные и праздничные дни могут определяться коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. По желанию работника (сотрудника), работавшего в выходной и нерабочий праздничный день, ему может предоставляться другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

Кроме того, в соответствии со 113 ТК - привлечение работников к работе в выходные и праздничные дни, без его согласия допускается в следующих случаях:

1) для предотвращения катастрофы, производственной аварии либо устранения последствий катастрофы, производственной аварии или стихийного бедствия;

2) для предотвращения несчастных случаев , уничтожения или порчи имущества работодателя, государственного или муниципального имущества;

3) для выполнения работ, необходимость которых обусловлена введением чрезвычайного или военного положения, а также неотложных работ в условиях чрезвычайных обстоятельств, то есть в случае бедствия или угрозы бедствия (пожары, наводнения, голод, землетрясения, эпидемии или эпизоотии) и в иных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части.

В нерабочие праздничные дни допускается производство работ, приостановка которых невозможна по производственно-техническим условиям (непрерывно действующие организации), работ, вызываемых необходимостью обслуживания населения.

Во всех остальных случаях, а именно привлечение работников (сотрудников) на работу в выходные и праздничные дни (дежурство ответственных должностных лиц, служебная подготовка, участие в соревнованиях по профессиональному мастерству), допускается только на основании приказа начальника учреждения и письменного уведомления и согласия работника (сотрудника).

Время привлечения работников к работам в их выходные или нерабочие праздничные дни, подлежат обязательному учету и оплате в двойном размере одновременно с выплатой заработной платы работникам за месяц, в котором осуществлялось привлечение.

Предоставление дополнительных оплачиваемых дней отдыха

за сверхурочную работу

Под дополнительным днем отдыха - понимается дополнительное время отдыха по инициативе сотрудника (работника) с разрешения работодателя, предоставляемое за ранее сверхурочно отработанное время, которое является оплачиваемым работодателем.

Дополнительное оплачиваемое время отдыха за сверхурочную работу, предоставляется работнику (сотруднику) в безусловном порядке по его желанию, но с учетом интересов службы на основании письменного заявления работника (сотрудника), согласованного в установленном порядке с начальником подразделения и соответствующего приказа начальника учреждения доведенного до работника (сотрудника) под роспись.

Дополнительное время отдыха может быть предоставлено работнику только в том случае, если норма отработанных часов за учетный период (квартал) превышает 24 часа.

Вместе с тем, данное время может быть и оплачено согласно ст. 152 ТК РФ за данный учетный период, но не более 30 час.. Остальные часы сверх указанной нормы, подлежат (24 час. и более) предоставлению работнику (сотруднику) в виде дополнительного оплачиваемого времени отдыха в периоде следующем за учетным.

Дополнительные дни отдыха предоставляются работнику в любое время по его желанию, в следующем квартале за учетным периодом. Дополнительные дни отдыха за четвертый квартал текущего года, предоставляется работнику не позднее 1 квартала следующего за учетным периодом. При этом, вновь образованные часы переработки могут суммироваться с предыдущими часами только по окончанию нового учетного периода.

Заявление (рапорт) на предоставление отгула подается работником (сотрудником) по команде заблаговременно, но не менее чем за одну дежурную смену до дня отдыха.

В исключительных случаях (смерть или болезнь близкого родственника, пожар или иное стихийное бедствие), по согласованию сторон дополнительный день отдыха может быть предоставлен немедленно.

Кроме того, дополнительный день отдыха может быть взят работником только на конкретную смену, которая была определена графиком выходов. Т. е. если у работника в соответствии с графиком выходов на 24 августа была установлена дежурная смена и у него за второй квартал имеется переработка более 24 час., то он может взять на эту смену день отдыха. При этом, день отдыха должен быть оплачен в одинарном размере. Вместе с тем, списание из переработки сверхурочных часов должно быть произведено в размере предоставленного времени отдыха, но ни менее и не более.

В целях недопущения переработки нормы часов, руководителями подразделений разрабатываются графики выходов личного состава дежурных караулов. Основной задачей которых, является планирование рабочего времени подчиненного состава. В данных графиках, по согласованию сторон может быть запланирована с учетом интересов службы конкретная дата дополнительного дня отдыха работника.

Примерные расчеты рабочего времени

Пример 1. В январе 2014 г. работник отработал неполный месяц, т. к. с 28 января он ушел в очередной ежегодный отпуск. В результате у работника вышло 6,5 смен, т. к. одна переходящая дежурная смена с декабря на январь и 6 полных по 24,5 час., каждая. При этом две с половиной смены (31.12 на 01.01 и две смены 4 и 8 января), выпали на праздничные дни, и их оплата подлежит в двойном размере. Так же в указанный период у сотрудника было 2 занятия по служебной подготовке в неурочное время.

1. Определяем фактически отработанные часы сотрудником (работником) в январе 2014 г.:

8,5час.+(6 дн.*24,5час.)+(2час.+3час).=160,5 час.

где: 8,5час. - неполные сутки, переходящие с одного месяца на другой. В отчетном месяце в табеле может ставиться запись как в начале месяца – 8,5 час., так и в конце 16 час., при этом вместо 8,5час., может ставиться 6 час.. Это связано с тем, что 8,5час, и 16 час., ставятся только в переходящую смену с месяца на месяц, при условии, что эта смена выпадает на праздничный день. Во всех других случаях в табеле ставится 2 час. и 6 час. соответственно;

(6дн.*24,5 час.) - полные дежурные сутки за месяц;

(2час.+3час.) – часы, в которые сотрудник привлекался на занятия и прочие мероприятия (тушение пожаров, проведение АСР и т. д.), в свободное от службы время;

160,5час. - фактически отработанные часы сотрудником (работником) в отчетном месяце.

2. Определяем количество сверхурочных часов за январь 2014 г.:

160,5час.-136 час.-(8,5час.+2смены*24,5 час.)=-33 час.

где: 160,5час. – фактически отработанные часы за январь;

136час . – норма часов на январь;

(8,5+2смены*24,5 час.) – праздничные часы, подлежащие оплате в двойном размере;

33час. – сверхурочные часы за январь 2014 г..

Первый квартал

ЯНВАРЬ

ФЕВРАЛЬ

МАРТ

январь

февраль

март

Количество дней

Календарные

Выходные, праздники

Рабочее время (в часах)

40-часов. неделя

36-часов. неделя

24-часов. неделя

Пример 2: находился на рабочем месте весь учетный период , т. е. 22,5 смены, из которых 3 смены праздничных. Необходимо определить количество сверхурочных часов за учетный период?

8,5час.+22смены*24,5час+(6дн.*4час).=571,5час.

где: 8,5час. – переходящая смена с декабря на январь;

22 смены – количество фактически отработанных полных смен;

24,5час. – количество отработанных часом за смену;

(6дн.*4час.)

571,5 час. – фактически отработанные часы в учетном периоде за первый квартал 2014 г.

2. Определяем сверхурочные часы за учетный период:

571,5час. – 454час. – (8,5час.+24,5час.+24,5час.)=60час.

где: 571,5час. – фактически отработанные часы в учетном периоде;

454час. – норма часов на учетный период по производственному календарю;

(8час.+24час.+24час.)

60час.

3. Определяем норму часов для предоставления работнику дополнительного времени отдыха:

60час.-30час.=30час .

где: 60час.

30час. – часы подлежащие оплате как сверхурочные;

30час. – часы подлежащие представлению работнику в виде оплачиваемого времени отдыха.

Необходимо отметить, что из 30 час. в качестве дополнительного оплачиваемого времени отдыха, работнику может быть предоставлено только 24 часа, остальные 6 час. подлежат переносу на следующий учетный период, т. к. работнику может быть предоставлен отгул только на дежурную смену, а не на ее часть.

Пример 3: В первом квартале 2014 г. норма часов составляет 454 час. при этом, работник находился на рабочем месте не весь учетный период , т. е. не 22 смены, а всего лишь 18,5 смен, т. к. с 17 марта он ушел в очередной отпуск. В данном периоде две с половиной смены выпали на праздничные дни.

1. Определяем фактически отработанное время в учетном периоде:

8,5час.+18смен*24,5час+(5дн.*4час).=469,5час.

где: 8,5час. - переходящая смена с декабря на январь;

18смен – количество фактически отработанных смен;

24,5час . – количество отработанных часов за смену;

(5дн.*4час.) – количество часов на служебную подготовку и пр.;

469,5час . – фактически отработанные часы в учетном периоде за первый квартал 2014 г.

2. Определяем норму часов на учетный период:

136час.+159час.+(8дн.*8час.+7час.)=366час .

где: 136час. – норма часов за январь;

159час. – норма часов за февраль;

(8дн.*8час.+7час.) – норма часов на март. 7 час.- работа в предпраздничный день;

366час. – норма часов на первый квартал учетного периода.

3. Определяем сверхурочные часы за учетный период:

469,5час. – 366час. – (8час.+24,5час.+24,5час.)=46,5час.

где: 469,5час. – фактически отработанные часы в первом квартале учетного периода;

366час . – норма часов на первый квартал 2014 г.;

(8час.+24час.+24час.) – часы, отработанные в праздничные дни в учетном периоде;

46,5час. – сверхурочные часы, отработанные в учетном периоде.

4. Определяем норму часов для предоставления работнику дополнительного времени отдыха:

46,5час.-30час.=16,5час .

где: 46,5час. – сверхурочные часы, отработанные в учетном периоде;

30час . – часы, подлежащие оплате как сверхурочные;

16,5час. – часы, подлежащие представлению работнику в виде оплачиваемого времени отдыха.

Пример 4: Работник в 2014 года находился на дежурстве - 1,5,9 мая, а с 13 мая он ушел в очередной отпуск. Соответственно норма часов для данного работника считается не та, что была за месяц т. е. 151 час., а рассчитывается путем сложения рабочих дней по производственному календарю, расположенных в промежутке времени с 1 по 12 мая. В данном случае, согласно производственного календаря в указанный промежуток времени попадают пять рабочих дней, это такие как 5,6,7,8, и 12 мая. Причем 8 мая был предпраздничным днем, и он был укорочен на один час. Соответственно данный рабочий день считается ни как 8, а как 7-ми часовой рабочий день.

	2014 г .
Понедельник		Выходные и праздничные дни 12
Вторник		Норма часов 151
Среда
Четверг			Дежурство в праздничный день
Пятница			Предпраздничный день
Суббота
Воскресенье			Выходной день

4дня*8час.+1день*7час.=39час.

где: 4дня*8час.+1день*7час. – количество дней и часов, которые входят в состав рабочего времени. Берутся из производственного календаря;

39час.

2.Определяем, сколько фактически часов отработал работник. В данном случае суммируются все рабочие смены (1, 5 и 9 мая):

3смены* 24,5час.+3час.=76,5час.

где: 3 смены

24,5час. – количество часов, отработанных в дежурную смену;

3час.

76,5час

2смены*16час.=32час.

4.Определяем количество сверхурочных часов за май:

76,5час.-32час.-39час.=5,5 час.

где: 76,5 час.

32час. – количество праздничных часов, подлежащих оплате в двойном размере;

39час. – норма часов работника на май;

5,5час . – сверхурочные часы за май.

Пример 4: Работник находился в очередном отпуске в период с 26.07 по 31.08.14 г. и у него перед уходом в отпуск образовались сверхурочные часы. Необходимо произвести расчет рабочего времени.

1.Определяем норму часов для данного работника за отработанный период в июле:

19дней*8час.=152час.

где: 19дней*8час. – количество рабочих дней и часов, которые входят в состав рабочего времени. Берутся из производственного календаря;

152час. – это и будет в данном случае норма часов для работника на июль.

2.Определяем, сколько фактически часов отработал работник.

6смен* 24,5час.+3час.+3час.=153час.

где: 6смен – количество смен, которые дежурил работник;

24,5час.

3час.+3час. – время привлечения работника к работе в неурочное время (пожар, занятия и т. д.);

153час . – фактически отработанные часы за конкретный период.

4.Определяем количество сверхурочных часов за июль:

153час.-152час.=1час.

где: 153 час. – фактически отработанные часы в отчетном периоде;

152 час. – норма часов работника на июль;

1час . – сверхурочные часы за июль.

5.Определяем норму часов для данного работника за отработанный период в сентябре:

19дней*8час.=152час.

где: 19дня*8час. – количество дней и часов которые входят в состав рабочего времени. Берутся из производственного календаря;

152час. – это и будет в данном случае норма часов для работника на май.

6.Определяем, сколько фактически часов отработал работник.

7смен* 24,5час.=171,5час.

где: 7смен – количество смен которые дежурил работник;

24,5час. – количество часов отработанных в дежурную смену;

171,5час . – фактически отработанные часы за конкретный период.

7.Определяем количество сверхурочных часов за сентябрь:

171,5час.-152час.=19,5час.

где: 171,5 час. – фактически отработанные часы в отчетном периоде;

152 час. – норма часов работника на сентябрь;

19,5час . – сверхурочные часы за сентябрь.

8.Определяем количество сверхурочных часов за учетный период:

1час.+19.5час.=20,5час.

где: 1час. – сверхурочные часы за июль;

19,5час. – сверхурочные часы за сентябрь;

20,5час. – сверхурочные часы за учетный период.