Должностные инструкции администратора и его обязанности. Профессия администратор — особенности, требования

Современный потребитель очень требователен к качеству предоставляемых ему услуг. Потому эта сфера постоянно совершенствуется. Все большую популярность приобретает должность администратора. Так, на сегодняшний день большинство магазинов, клубов, салонов имеют в своем штате такого сотрудника. Клиенты охотнее посещают заведения, где работает такой специалист. Ведь к администратору заведения всегда можно обратиться за помощью, задать интересующие вопросы и решить конфликтную ситуацию.

Особенности профессии

Администратор - это работа которого связана с управлением государственной либо коммерческой организацией. Такой сотрудник по праву считается главным помощником директора. Поэтому требования к его умениям, навыкам и личностным качествам предъявляются высокие. По мнению многих работодателей, хороший администратор - это тот, кто:

Является профессионалом в области экономики и менеджмента;

Разбирается в документоведении;

Умеет обрабатывать информацию на компьютере;

Искусно владеет навыками общения;

Имеет высокие организаторские способности;

Обладает такими личностными качествами, как эмоциональная устойчивость, толерантность, способность убеждать.

Профессиональные обязанности администратора

К таковым относят:

Обеспечение качественного создание комфортных условий для них.
Предоставление посетителю нужной информации, что касается ассортимента услуг, акций, возможных бонусных программ.
Ведение документации (запись на прием, заполнение и т. д.).
Обеспечение общественного порядка (принимает меры в случае конфликтных ситуаций, рассматривает жалобы клиентов, следит за дисциплиной сотрудников).
Контроль за поддержанием чистоты в помещении, соблюдением норм санитарии.
Информирование руководства о недостатках в обслуживании.
Выполнение поручений начальника.

Администратор - это нужный человек во многих направлениях предпринимательской деятельности.

Сфера торговли

Торговля - очень древний людей. А умение продавать - полезный навык. Сегодня каждое торговое предприятие хочет быть конкурентоспособным. Для этого уже мало просто иметь качественный товар, нужно уметь его предложить покупателю. Такую функцию зачастую выполняет администратор магазина. В обязанности этого должностного лица входит управление работой торгового зала. Он должен осуществлять контроль за приемом и сдачей товаров, своевременностью появления продукции на прилавках, витринах магазина, проверять качество, срок годности всего ассортимента.

Чтобы привлечь клиентов, управленец может заключить договор с компанией на BTL-услуги. Такая реклама товаров в виде дегустаций, презентаций новинок повышает рейтинг предприятия, а инициатор получает законную премию.

Также администратор магазина старается не пропустить интересные промоакции. Потому что в результате предприятие получит выгодную бонусную поставку. А она лишней не бывает, так как иногда магазин несет убытки из-за воровства, просрочки товаров.

Сфера развлечений

Администратор клуба - это управленец, представительское лицо, на котором лежит ответственность за качество досуга клиентов. Данный специалист должен контролировать три направления - клубное помещение, работников, клиентов.

Хороший администратор понимает важность стильного оформления и чистоты зала. А также примыкающей территории снаружи.

В подчинении администратора находятся работники кухни, официанты и бармены, техперсонал, охранная служба. Управленец обязан следить за тем, чтобы все они соблюдали правила дисциплины, нормы гигиены и санитарии. Если, к примеру, клиент обнаружит в своем блюде волос, то это будет виной администратора, так как он не проконтролировал свой персонал.

Управляющий клубом обязан вежливо встретить посетителей, сопроводить их к столику и рассказать о возможных услугах заведения. В случае большого количества гостей он может поручить это опытному официанту. Если возникают или клиент предъявляет претензии касательно качества сервиса, администратор должен деликатно выслушать и принять меры для разрешения проблемы.

Сфера индустрии красоты

Работа в этой сфере не так проста, как кажется. Администратор в салон красоты подбирается не только по уровню профессионализма, но и по внешним данным, ведь он будет «лицом компании». Именно его в первую очередь видят клиенты и по нему судят об уровне услуг салона.

Администратор приветствует посетителей. Он помогает подобрать процедуры, советует обратить внимание и на дополнительные услуги фирмы. Также он занимается денежными расчетами, координирует работу других специалистов салона.

Каким бы ни было направление деятельности фирмы, администратор - это прежде всего квалифицированный специалист с отличными способностями к организации и самоорганизации.

Администратор… довольно распространённое понятие в сегодняшнем обществе …но что же это на самом деле? Кого же по - праву можно называть администратором?

Итак, что первое приходит в голову при воспоминании о профессии администратора – многие скажут, что это человек, который стоит за стойкой гостиницы или фитнес– клуба, к примеру, и просто улыбается входящим клиентам.

Для некоторых – это человек, который должен контролировать работу персонала в кафе и ресторанах, человек, который, несомненно, заменит не понравившийся салат во время романтического ужина.

А еще можно сказать, что администратор – это тот, кто поможет вам определиться в выборе услуги в салоне красоты или массажном кабинете.

Таких мнений можно услышать сотни, и важно заметить, что каждое из них несет в себе правдивую информацию об этой профессии. И при этом, ни одно из подобных мнений не раскрывает суть профессии администратора.

Особенности профессии администратора

Первое, что нужно упомянуть, это тот факт, что администратор – это должность. Человек, занимающий такую должность в определенном учреждении, является распорядителем.
Именно администратор отвечает за работу данного учреждения, за слаженность и командную работу коллектива и работу с клиентами.
Этот перечень обязанностей предполагает много общения и взаимодействия с людьми, именно поэтому администратор должен обладать высоко – развитой степенью коммуникабельности, иметь сильный личностный стержень и высокий уровень самообладания.
Этот человек должен создавать определенную атмосферу в учреждении и гармонию в коллективе.
Важно сказать, что многое в работе и конечном результате зависит от человеческого фактора, именно поэтому администратор довольно часто сталкивается с неожиданными ситуациями, в которых нужно очень быстро принимать решения и брать на себя ответственность.
Нужно заметить необходимость сохранения спокойствия и здравого мышления в критических ситуациях.
Важным пунктом является работа с клиентами. При взаимодействии с клиентами нужно сохранять свою точку зрения и при этом поддерживать желания клиента.
Необходимо грамотно выполнять свои обязанности и создавать комфортные условия сотрудничества для каждого клиента. Важно понимать потребности клиента и соотносить их с реальными возможностями вверенного Вам учреждения.
При этом, обязательным условием является соблюдение корпоративной этики и правил поведения.
Также важной функцией администратора является ведение и обслуживание баз данных и информационных систем. Для этого понадобятся навыки работы с компьютером.

Требования к профессии администратора

Профессия администратора, несомненно, требует:

терпения,
выдержки,
уверенности в себе и своих действиях,
решительности и во многих ситуациях гибкости,

но именно эта профессия дает возможность расти и совершенствоваться, развивать в себе такие качества, как лидерство, организованность и самоконтроль.

Плюсы и минусы профессии администратора

В один прекрасный яркий и солнечный день, ко мне подошел один из моих стажеров, его зовут Андрей, и спросил:

Дим, ну расскажи, каково это?

Что именно?, - улыбаясь переспросил я.

Ну ты же опытный администратор, - ответил Андрей, - тебе нравится то, чем ты занимаешься?

Этот немудреный вопрос, честно говоря, поставил меня в тупик. Да, я
люблю свою работу, и в моей профессии, конечно же, больше плюсов, чем
минусов. Задача моя состоит в том, чтобы выполнить определенную работу с
заданным качеством точно в срок. А фишка вся в том, что результат можно
получить только влияя на людей. И все мои навыки обычного исполнителя
здесь совершенно не играют роли. Обычно, эта должность и является
наградой за хорошую работу. И это уже следующий уровень . Результат я
получаю через людей и с помощью людей. Вот и первый плюс - возможность
видеть, как результаты моего влияния приносят спелые и сочные плоды в
виде достижения самых амбициозных целей. Это очень похоже на работу
фермера - сначала вы высаживаете семена, заботитесь о них, поливаете,
защищаете от непогоды, и по прошествии некоторого времени созревания,
собираете богатый урожай.

Второй плюс - прекрасная возможность для того, чтобы постоянно
"затачивать пилу" - развивать свои коммуникативные навыки. Большая часть
рабочего времени (не меньше 70%) используется, как раз-таки для
непосредственного взаимодействия с людьми. И для того, чтобы бы добиться
успеха на этом поприще, как, впрочем и на любом другом, необходимо
постоянно учиться.

А вот и подошли к третьему плюсу - необходимость постоянно
развиваться, читать, посещать тренинги, заниматься самообразованием.
Потому что, как известно, "на месте стоять нельзя - можно только либо
идти вперед, либо катиться назад". Если вы работаете в крупной, а ещё
лучше в крупной иностранной компании, то можете считать, что вам повезло
- подобного рода компании очень заинтересованы в развитии своих
сотрудников и будут заботиться, как говорилось в одной известной
рекламе, "о вас и о вашем здоровье". Если вам повезло не так сильно, то
обучаться придется за свой счет. Но помните о том, что каждый
потраченный рубль на саморазвитие окупит себя 2 раза. А то и три.

Подумал я и над минусами. И. честно говоря,...не смог их найти.
Потому, что когда работаешь, работаешь увлеченно и с желанием, то
думаешь совсем не о минусах. А думаешь о людях, их потребностях,
предпочтениях. Заботишься о них. Решаешь их вопросы. Помогаешь им быть
лучше. А вознаграждение.. Как говорит австралийский психолог Эндрю
Мэттьюз - " делай больше, чем положено за зарплату и в один прекрасный
день тебе начнут платить больше, чем положено за работу."

Представленный образец должностной инструкции администратора подойдет для регулирования работы администратора салона красоты. Также его можно использовать при написании должностной инструкции администратора гостиницы или клуба. Добавьте в текст документа специфические должностные обязанности администратора, характерные для вашей организации.

Должностная инструкция администратора

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Администратор относится к категории специалистов.
1.2. Администратор назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании по представлению управляющего салоном / гостиницей / клубом.
1.3. Администратор подчиняется непосредственно управляющему салоном / гостиницей / клубом.
1.4. На время отсутствия администратора его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность администратора назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: среднее или среднее профессиональное образование и стаж аналогичной работы не менее полугода.
1.6. Администратор должен знать:
- законы, постановления, распоряжения, приказы, другие нормативные акты государственных органов по вопросам оказания услуг;
- структуру организации, должностные обязанности и полномочия работников организации, режим их работы;
- правила и методы организации процесса обслуживания посетителей;
- виды оказываемых услуг.
1.7. Администратор руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности администратора

Администратор выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Обеспечивает работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.
2.2. Консультирует посетителей по вопросам наличия имеющихся услуг, проводимым специальным акциям, наличием бонусных программ и т.д.
2.3. Ведет запись на прием, информирует специалистов об имеющейся записи, ведет клиентскую базу.
2.4. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций, рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей.
2.5. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях, контролирует работу уборщиц.
2.6. Контролирует соблюдение работниками организации трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, техники безопасности, требований производственной санитарии и гигиены.
2.7. Информирует руководство организации об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимает меры к их ликвидации.
2.8. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права администратора

Администратор имеет право:
3.1. Знакомиться с решениями руководства организации, касающимися его деятельности.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность администратора

Администратор несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Профессия администратора достаточно новая. Свое интенсивное развитие и формирование она получила в связи с быстрым прогрессирование рыночной экономики и рыночных процессов в обществе. И если на первых этапах для трактовки понятия «администратор» применялось лишь определение – должность, то сейчас администрирование стало отдельной отраслью менеджмента, и появилась профессия «Администратор».

Специфика профессии

Стоит отметить, что администрирование – весьма общее название деятельности, которую может осуществлять специалист. Поэтому при получении образования или же непосредственно в ходе поиска работы, важно изучить отрасль или сферу деятельности, желаемую для получения. На практике, это выглядит так: на работу администратором в Новосибирске требуется не просто администратор, а администратор, например, на производство или администратор в спортивный клуб. Понятно, что функциональные обязанности в обоих вариантах хоть и будут схожи, но потребуют от соискателя различных специфических знаний и навыков.

Должностные обязанности:

Организация бесперебойной работы объекта;

Контроль трудовой дисциплины;

Решение в оперативном режиме возникающих вопросов и конфликтов;

Работа с поставщиками; осуществление внешних контактов;

Консультирование персонала, осуществление мер по адаптации новых сотрудников;

Осуществление деятельности, направленной на сохранение и бережное использование материально – технических ценностей;

Составление плановых и фактических отчетов;

Систематический отчет перед руководством;

Работа с контролирующими и проверяющими органами.

Необходимые знания:

Юридическая и правовая основы осуществления конкретного вида деятельности;

Производственные процессы и их специфика;

Статут и устав предприятия;

Должностные инструкции персонала;

Правила ведения документооборота;

Финансовые аспекты взаимодействия с партнерами;

Психология;

Трудовое законодательство;

Основы конфликтологии.

Стоит отметить, что в работе грамотного администратора важны знания в области специализации и профиля работы компании. Именно поэтому, так часто в требованиях к кандидату в вакансиях указывается стаж работы в определенной области.

Получение данной профессии возможно в Вузах на факультетах и кафедрах общего и административного менеджмента. Кроме того, повышение квалификации и обучение можно пройти на специализированных курсах и семинарах, после чего вопрос: где найти работу больше не будет вас беспокоить. Хорошее место гарантировано.

Многим кажется, что работа администратором - отличное начало карьеры. В каком-то смысле, так и есть. Но что должен делать администратор? Следить за всеми, как надзиратель? Красиво выглядеть?

Востребованность

Оплачиваемость

Конкуренция

Входной барьер

Перспективы

История

Функционально, профессия администратор появилась еще очень давно. В те времена бары и рестораны назывались корчмами, тавернами, в Украине – шинками, придорожные гостиницы – постоялыми дворами и трактирами. В таких заведениях обязанности администратора всецело брали на себя хозяева, изредка пользуясь помощью помощников (самые зажиточные могли нанимать приказчиков, как и помещики). Хозяева встречали гостей, управляли персоналом, устанавливали правила и следили за тем, чтобы они соблюдались. Позже, должность людей с подобными обязанностями именовалась «заведующий».

Непосредственно же, слово «администратор» впервые появилось в РФ в официальном документе, в 1995 году. Оно использовалось в тексте «общероссийского классификатора профессий».

Описание

Администратор торгового зала (это же касается администраторов в ресторанах) организуют работу обслуживающего персонала: продавцов, официантов, барменов и так далее. Администраторы этого типа контролируют выполнение персоналом должностных обязанностей в соответствии со всеми стандартами.

Есть и другая ветвь – администраторы-«хозяйственники». Их полномочия весьма широки, но и задачи перед ними - на порядок сложнее. «Хозяйственники» руководят работой мерчандайзеров, от лица предприятия заключают договоры с различными компаниями на предоставление BTL-услуг (презентаций, дегустаций, промо-акций и т.д.) .

Нередко, администраторы, также, контролируют сдачу-приемку товаров - это может быть прописано в должностных обязанностях, но в реальности, эту работу за них, обычно, выполняют кладовщики.

Какую специальность нужно получить

Это может быть любая специальность, связанная с управлением предприятиями: гостиничное дело, менеджмент ресторанного бизнеса, социально-культурный сервис, практически любая специальность любого факультета управления в любом ВУЗе (чем выше уровень аккредитации, тем надежнее). Получить специальность, годную для того, чтобы занимать должность администратора, можно в сотнях институтов и десятках университетов по всему РФ – от МГИМО и МГУ до Российского Нового Университета и Новосибирского Государственного Педагогического Университета.

Кому подходит

Замечено, что с этой работой женщины справляются значительно лучше мужчин. Казалось бы, мужчины строже и более хороши в роли управленцев – кому, как не бывшему военному, удастся организовать на вашем предприятии по-настоящему железную дисциплину и идеальный порядок (вплоть комплектации пустых коробок на складе филигранно ровно, «по ниточке»). Ан, нет. Бывшие офицеры, обычно, знают толк в выдумывании бесполезных занятий для своих подчиненных. Но администраторам приходится общаться с людьми, не находящимся у них в подчинении (это, практически, основная часть работы): поставщиками, теми же промоушинговыми предприятиями и, конечно же, клиентами. А вот здесь женское обаяние – незаменимый инструмент. Женщины (когда им это действительно нужно) – прекрасно находят общий язык с кем угодно. Да и мужчинам значительно приятнее общаться именно с женщинами – молодыми и привлекательными.

Заработная плата

Разумеется, размер з/п администратора зависит от того, насколько «солидной» и крупной является торговая сеть, но не только от этого. Следует отметить, что администраторы предприятий, созданных «для имиджа» (ресторанов, фешенебельных отелей, гостиниц от 4 звезд) получают значительно больше. То есть, если предположить, что бизнесмен обладает крупной сетью продовольственных супер- и мегамаркетов, являющихся основной статьей его дохода и при этом, имеет несколько шикарных ресторанов, которые выполняют функции «лица бизнеса», то администраторы его ресторанов будут зарабатывать, как минимум, в 1,5-2 раза больше. Поэтому, «разлет» приблизительной средней заработной платы администраторов в РФ довольно-таки широк – 12 000-20 000 рублей. Хотя, как обычно, чем дальше от столицы, тем ниже доходы. Где-нибудь в «глухой провинции» администратор может получать и 7 000 р.

Карьерный рост

В 2014 году ресурсом moeobrazovanie.ru было проведено онлайн-голосование среди пользователей. Предположительно, это голосование затронуло, в основном, сегмент аудитории, представители которого уже некоторое время проработали администраторами. Вопрос был поставлен примерно так: «Насколько широки возможности карьерного роста для администраторов?»

Возможностей достаточно – 55% опрошенных.
Минимум возможностей – 34%.
Хорошие, почти оптимальные условия – 11%.

Можно не доверять статистике, но вот, что говорит Антон Коньков (администратор торгового зала в гипермаркете, специализирующемся на продаже бытовой техники):

«Получив диплом менеджера, я сразу «рванул» в Питер, наугад. Устроиться было бы непросто, если бы брат моего однокурсника не был директором в этом магазине. Конечно, кому нужен «человек с улицы», без опыта? Но мне повезло. Сейчас стабильно не менее 19 000 имею, плюс, регулярно – премию. И перспективы по карьере есть: когда директора повысят, он обещал меня на своё место поставить».

В общем, ситуация понятная. Разумеется, администратор – неплохая должность. Но есть небольшая проблема – в последние годы очень многим захотелось стать руководителями. Из-за переизбытка дипломированных кадров, спрос работодателей на такие специальности значительно снизился. Впрочем, если вы, имея диплом, хотя бы пару лет поработаете продавцом в одной торговой сети, вероятность получения вами повышения будет очень высокой.

Если все же остались хоть малейшие сомнения, что профессия "Администратор" ваше призвание - не спешите. Ведь потом всю жизнь можно жалеть о потеряных годах на обучение и работу по специальности, которая вам просто не подходит. Чтобы подобрать профессию, в которой вы сможете максимально раскрыть свои таланты, пройдите онлайн-тест на профориентацию или закажите консультацию "Карьерный вектор" .